Algemene voorwaarden

1. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

1.1 Tenzij andersluidende schriftelijke overeenkomst zijn uitsluitend deze algemene voorwaarden van toepassing op de overeenkomst tussen Xwift Racing Events bv en de co-contractant. Indien er een andersluidende overeenkomst wordt opgesteld, blijven huidige algemene voorwaarden onverminderd van toepassing.

1.2 Deze algemene voorwaarden worden door de co-contractant aanvaard welke ook zijn algemene voorwaarden zijn.

2. Aansprakelijkheid opdrachtgever tot organisatie van een evenement

2.1 De co-contractant die een opdracht geeft, wordt verondersteld hiertoe gerechtigd en gemachtigd te zijn. Hij draagt gebeurlijk samen met zijn lastgevers en met uitsluiting van Xwift Racing Events bv, de volledige verantwoordelijkheid tegenover derden.

2.2 Daar de opdrachtgever geldt als de organisator van het evenement en Xwift Racing Events bv als de door hen geëngageerde producer, zijn alle kosten en plichten van de organisator te zijner laste zoals onkosten voor publiciteit, taksen, auteursrechten, SABAM, vergunningen, verzekeringen en bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten.

2.3 De organisator verklaart zich te schikken naar de wet betreffende het onderworpen zijn van evt. artiesten aan de RSZ.

3. Offerte

3.1 De offertes van Xwift Racing Events bv zijn geldig gedurende 30 dagen behoudens een afwijkende schriftelijke overeenkomst tussen de partijen.

3.2 Na deze termijn heeft Xwift Racing Events bv het recht zijn offerte aan te passen. De offerte wordt als aanvaard beschouwd wanneer de co-contractant per mail of brief bevestigt.

3.3 De prijzen van offertes geven een benaderende raming. Ze zijn onderhevig aan de schommelingen van de lonen en prijzen die erin verwerkt zitten. Ze bevatten geen transport- en verpakkingskosten, die ten laste van de klant zijn en op wiens risico de goederen vervoerd worden.

4. Annulatie van het evenement door Xwift Racing Events bv

4.1 Xwift Racing Events bv heeft het recht om een evenement eenzijdig te annuleren wanneer deze gevaar dreigt op te leveren voor haar medewerkers, haar materialen en/of aan derden, wanneer de weersomstandigheden het goede verloop van het evenement kunnen verstoren of wanneer het evenement om welke reden ook verboden of verhinderd wordt door bestuurlijke of gerechtelijke overheden.

4.2 Xwift Racing Events bv kan in deze omstandigheden tot geen enkele vorm van schadevergoeding gehouden worden. De co-contractant blijft in voorkomend geval gehouden tot betaling van de reeds gemaakte kosten voor ontwikkeling, concept, research en andere bewezen onkosten.

4.3 Dit is evenzo indien de organisator na bevestiging van de opdracht in een latere fase alsnog op zijn bestelling terugkomt (zie art. 9).

5. Leveringstermijn

5.1 Elke leveringstermijn, die wordt opgegeven, geldt slechts bij benadering en kan nooit tegen Xwift Racing Events bv worden ingeroepen tot het verkrijgen van interesten, schadevergoeding of nietigverklaring van de overeenkomst.

5.2 Klachten dienen meegedeeld binnen de vijf dagen na de levering waarop zij betrekking hebben, per aangetekend schrijven. Zoniet wordt de levering als aanvaard beschouwd.

6. Aansprakelijkheid

6.1 Xwift Racing Events bv staat niet in voor de eventuele schade of vernietiging van voorwerpen van de co-contractant en de deelnemers, behalve wanneer de schade of vernietiging te wijten is aan een grove nalatigheid in hoofde van Xwift Racing Events bv.

6.2 Xwift Racing Events bv is niet aansprakelijk voor schade geleden door derden ten gevolge van de door haar geproduceerde evenementen. De co-contractant verbindt er zich toe om voor de duur van het evenement een verzekering af te sluiten die haar burgerlijke aansprakelijkheid volledig dekt.

6.3 Xwift Racing Events bv wijst elke aansprakelijkheid af m.b.t. de normale kwaliteit van een werk dat op verzoek van de klant binnen een kortere tijd dan de normale of afgesproken is geleverd.

7. Betaling

7.1 In geval van niet-betaling binnen de afgesproken termijn kan Xwift Racing Events bv, na schriftelijke ingebrekestelling, afzien van de levering en is zij hiervoor geen schadevergoeding verschuldigd.

7.2 De facturen van Xwift Racing Events bv zijn contant betaalbaar te Nazareth. Elke factuur die niet volledig betaald wordt binnen 30 dagen na factuurdatum, zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest opbrengen van 12% per jaar. Bovendien zal het verschuldigde factuurbedrag van rechtswege en zonder in gebrekenstelling worden verhoogd met een forfaitaire vergoeding van 12% met een minimum van 100 €.

7.3 De kosten van invordering, die door Xwift Racing Events bv zouden moeten gemaakt worden, worden forfaitair begroot op 12% van het verschuldigde bedrag met een minimum van 100 € en zijn eveneens ten laste van de co-contractant.

7.4 Elk protest tegen een factuur, evenals tegen de conformiteit van de levering, dient voldoende gemotiveerd en per aangetekend schrijven binnen de acht dagen na factuurdatum verstuurd te worden aan de maatschappelijke zetel van Xwift Racing Events bv.

7.5 Tenzij schriftelijke andersluidende overeenkomst geldt als betalingsregeling:
* voorschot van zestig procent (60%) op de totale prijs bij de aanvaarding van de offerte door de co-contractant. Dit is 60% bij buitenlandse klanten.
* het saldo contant na afloop van het evenement.

8. Wijzigende of supplementaire bestellingen

Een wijzigende, gewijzigde of supplementaire bestelling kan een verhoging van de overeengekomen prijs met zich meebrengen en zal dan tevens het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie.

9. Annulatie door de co-contractant

9.1 In geval van eenzijdige (volledige of gedeeltelijke) annulatie van een overeenkomst door de co-contractant blijft deze gehouden tot betaling van de reeds gemaakte kosten o.m. voor concept, research, enz. en van een schadevergoeding voor de door Xwift Racing Events bv gederfde winst.

9.2 Deze schadevergoeding wordt forfaitair bepaald op vijftig procent (50%) van de overeengekomen prijs of van het nog te factureren saldo (in geval van annulatie tijdens de uitvoering omvat dit o.m. de reeds geleverde en lopende prestaties i.k.v het dossier).

9.3 Indien co-contractant later dan een week voor het event annuleert, dan blijft het volledige bedrag (100%) verschuldigd. Echter, indien co-contractant binnen het jaar hetzelfde event op een andere datum herboekt, dan kan de betaling van vorige factuur ingebracht worden als aanbetaling (na verwerking van evt. aanpassingen en prijsstijgingen) verminderd met een forfaitaire 25% van het oude factuurbedrag ter dekking van administratieve en andere kosten geleverd voor het oorspronkelijke event en eventueel verhoogd met toen betaalde annulatiekosten aan derden (zoals hotels…).

9.4 Xwift Racing Events bv heeft het recht om de gedwongen uitvoering van de overeenkomst in rechte te eisen en/of aan te tonen dat de gederfde winst een grotere schade vertegenwoordigt.

9.5 In geval van annulatie van de overeenkomst door Xwift Racing Events bv kan deze een schadevergoeding, die wordt bepaald volgens de regels van gemeen recht, verschuldigd zijn aan de co-contractant.

10. Nietigheid

De nietigheid van een clausule leidt niet tot de nietigheid van andere clausules van deze algemene voorwaarden.

11. Compensatie

Xwift Racing Events bv heeft het recht schuldvorderingen tegenover de co-contractant te compenseren met eventuele schuldvorderingen van de co-contractant ten opzichte van Xwift Racing Events bv.

12. Publiciteit

12.1 Xwift Racing Events bv heeft het recht om gebruik te maken van de referenties van de uitgevoerde evenementen in haar publiciteit, communicatie en marketing, zowel beschrijvend als visueel beeldmateriaal, buiten schriftelijk en uitdrukkelijk verbod hiertoe van de co-contractant.

12.2 Alle ideeën, plannen, concepten, creaties of welke geestesvruchten ook die door Xwift Racing Events bv al of niet ter uitvoering van een gegeven opdracht, worden geformuleerd, ontworpen of geschapen, zijn en blijven, behoudens schriftelijke en uitdrukkelijke afwijking hiervan, zijn exclusieve eigendom. Zij mogen slechts worden openbaar gemaakt, aangewend, vermenigvuldigd, binnen de grenzen van wat schriftelijk door ons is toegestaan.

12.3 Iedere verwijzing, namaak, herdruk of eender welk gebruik ervan, zonder schriftelijke toestemming, is verboden, op straffe van een schadeloosstelling ten bedrag van vijf keer de prijs die er normaal wordt voor betaald.

12.4 Het is Xwift Racing Events bv toegelaten zijn creaties van een identificatieteken te voorzien. Dit kenteken mag onder geen beding worden weggelaten, tenzij na onderlinge schriftelijke overeenkomst.

12.5 Alleen de opdrachtgever is verantwoordelijk voor de verspreiding van de door Xwift Racing Events bv ontworpen publicitaire creaties, benamingen, teksten en andere, en aansprakelijk bij juridische vervolging wegens oneerlijke concurrentie, namaak, e.a.

13. Bevoegde rechtbank

13.1 In geval van gelijk welke betwisting betreffende de overeenkomst tussen Xwift Racing Events bv en de co-contractant zijn, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst, enkel de rechtbanken van Gent bevoegd.

13.2 Dit is eveneens van toepassing in geval van geaccepteerde wissels.

13.3 Dit artikel is eveneens van toepassing op de overeenkomsten gesloten met onderdanen van de Europese Unie, conform het Verdrag E.E.X. van 24.09.1968 en het Verdrag van Lugano van 16.09.1988.

14. Toepasselijk recht

De totstandkoming, het bestaan en de gevolgen van de overeenkomst tussen partijen zijn uitsluitend geregeld door het Belgisch recht en door deze algemene voorwaarden. In geval van betwisting zijn enkel de Rechtbanken van Gent territoriaal bevoegd.

15. Schade of verlies van materiaal van Xwift Racing Events bv door klant

Bij schade of verlies van tijdens evenementen door Xwift Racing Events bv beschikbaar gesteld materiaal (zoals tablets, smartphones, GPS, laptops, projectors…) zal elk verloren of beschadigd voorwerp aan de actuele inkoopprijs worden aangerekend op de saldofactuur naar de klant.